Organisatie : Grote instelling in de verslavingszorg
Functie : Interim manager Facilitaire Dienst
Tijd : Duur van de opdracht was 10 maanden, periode 2004
Situatie
De instelling was recent gefuseerd. Diverse organisatieonderdelen waaronder de Facilitaire Dienst, moesten worden geïntegreerd. De Raad van Bestuur heeft een interim manager aangetrokken voor de integratie van de Facilitaire Dienst.
De interim manager kreeg de volgende opdrachten mee:
-
doorlichting en advisering inzake de “nieuwe” organisatie van de Facilitaire Dienst;
-
doorvoeren van deze reorganisatie;
-
het vormgeven van de inkoopfunctie en het uitvoeren van inkoopbesparingstrajecten;
-
het doorlichten van de huidige uitvoering van werkprocessen, het doen van verbetervoorstellen en de implementatie ervan;
-
het opstellen van een profiel voor de vacature Hoofd Facilitaire Dienst;
-
de dagelijkse aansturing van de Facilitaire Dienst.
Werkzaamheden
- Doorlichting van de organisatie en de processen.
- Opstellen en uitvoeren van het reorganisatieplan.
- Uitvoeren van een inkoopanalyse (financiële analyse, portfolio analyse en een analyse van de inkoopprocessen), inventariseren van knelpunten en verbetermogelijkheden, opstellen en uitvoeren van een inkoopbeleidsplan.
- Uitvoeren c.q. leiding geven aan inkoopverbetertrajecten.
- Verbeteren van de processen binnen de Facilitaire Dienst (kwaliteit en efficiency).
- Opstellen en beheersen van de afdelingsbudgetten (exploitatie en
investeringen).
Resultaten
- De reorganisatie is met inachtneming van het Sociaal Plan doorgevoerd. De nieuwe organisatiestructuur creëert de randvoorwaarden voor een goed functionerende Facilitaire Dienst, zoals duidelijkheid en korte communicatielijnen.
- De inkoopbesparingstrajecten zijn succesvol afgerond, dit heeft in totaal een jaarlijks terugkerende besparing opgeleverd van ruim 1% op de totale exploitatie van de instelling.
- De afdeling Inkoop is vormgegeven en staat binnen de organisatie op een positieve manier in de aandacht.
- De route voor het transport van onder andere post, dossiers en goederen is uitgebreid naar alle grote vestigingen van de instelling.
- De openstellingtijden van recepties zijn herzien.
- De telefonische bereikbaarheid van de vestigingen is gemeten en vervolgens verbeterd.
- Het functioneren van het facilitair meldpunt is verbeterd.
- Door interne communicatie van successen is het imago van de Facilitaire Dienst verbeterd.
- Ingewerkte nieuwe manager.