Organisatie : Algemeen ziekenhuis
Functie : Interim manager Informatisering & Automatisering
Tijd : Duur van de opdracht was 5 maanden, periode 2005
Situatie
Door het vertrek van de huidige manager Informatisering & Automatisering en doordat er behoefte was veranderingen door te voeren, was er behoefte aan een interim manager. De interim manager rapporteert aan de Raad van Bestuur.
Naast de dagelijkse leiding van de afdeling kreeg de interim manager de volgende opdrachten mee:
-
het ontwikkelen van een meerjarenbeleidsplan ICT voor de instelling;
-
het verbeteren van de werkprocessen binnen de afdeling;
-
het bevorderen van een meer klantgerichte attitude van de medewerkers;
-
het verbeteren van de (kosten)efficiency;
-
het adviseren over de organisatorische ophanging van de afdeling in het licht van een naderende fusie.
Werkzaamheden
- Doorlichting van de organisatie en de processen.
- Het verbeteren van het beleid en de besluitvorming rondom ICT binnen het ziekenhuis. Bijdragen aan de verbetering van het projectmatig werken binnen het ziekenhuis.
- Uitvoeren van een analyse van de ingekochte producten en diensten, het inventariseren van verbetermogelijkheden, het realiseren van besparingen op de inkoop van automatisering.
- Het inventariseren van hard- en software. Het inventariseren van wensen en eisen ten aanzien van ICT, van knelpunten, ambities en (externe) ontwikkelingen. Deze zaken zijn gebruikt als input voor het opstellen van het meerjarenbeleidsplan en de meerjareninvesteringsbegroting ICT.
- Het sluiten van een nieuw contract (ook offertevergelijking en onderhandeling) met een ICT-dienstverlener, omvang van meer dan € 1 miljoen per jaar.
- Het herstarten van een vastgelopen ICT-project (implementatie van nieuwe software in de organisatie).
- Verbeteren van de processen binnen de afdeling (kwaliteit en efficiency).
- Teamuitje om het groepsgevoel binnen de afdeling te versterken.
- Opstellen en beheersen van het afdelingsbudget (exploitatie en investeringen).
Resultaten
- Er is een stuurgroep ICT ingesteld die het ICT-beleid van het ziekenhuis vaststelt, functioneert als opdrachtgever voor ICT-projecten, de samenhang tussen deze projecten bewaakt en prioriteiten stelt.
- De instelling beschikt over een concreet en gedragen meerjarenbeleidsplan voor de ICT, inclusief projectenkalender voor de komende 5 jaar en een meerjareninvesteringsbegroting. Met de meerjareninvesteringsbegroting is bekend welk beslag ICT in de komende jaren zal leggen op de financiële middelen van het ziekenhuis.
- Op de exploitatie van het lopende jaar is een besparing gerealiseerd ter grootte van bijna 7% van het totale exploitatiebudget van de afdeling.
- Er is een aantal nieuwe contracten gesloten met leveranciers van ICT-producten en -diensten.
- De samenwerking met de afdeling Inkoop is aanzienlijk verbeterd.
- Er is een nieuwe start gemaakt met relatiebeheer met de gebruikersorganisatie.