BESCHRIJVING VAN EEN UITGEVOERDE OPDRACHT

 

Organisatie: Algemeen ziekenhuis

Functie: Interim manager Inkoop & Logistiek

Tijd: Duur van de opdracht was 14 maanden, periode 2002/2003

 

 

 
Situatie

 

Om meer vierkante meters beschikbaar te hebben voor de zorg had de directie van het ziekenhuis besloten het centrale magazijn te verplaatsen naar een externe locatie. Omdat bouwwerkzaamheden op korte termijn moesten aanvangen, de verhuizing van het centrale magazijn zeer vertraagd was en de zittende manager Inkoop & Logistiek vertrok, had de directie ervoor gekozen een interim manager aan te trekken.

 

De interim manager kreeg de volgende opdrachten mee: 

  • Verhuizing van het centrale magazijn naar een externe locatie. 

  • Professionalisering van de afdeling Inkoop. 

  • Dagelijkse leiding en aansturing van de afdeling.

  

Werkzaamheden

  • Selectie van een bedrijfshal, ontwerpen van de lay-out, het opstellen van het programma van eisen voor de verbouwing, het sluiten van het huurcontract, leiding geven aan verhuizing en inrichting van het nieuwe magazijn. De nieuwe locatie omvat een kantoortje, een pantry, een garderobe, een klaarzetruimte voor de goederen, de algemene opslag, de opslag voor chemicaliën, de opslag voor steriele goederen in bulk en de opslag voor steriele goederen in een ruimte met luchtbehandeling en overdruk. 

  • Inrichten van de nieuwe logistieke stroom waaronder de huur en later de aankoop van een lichte vrachtwagen voor het vervoer van goederen van het centrale magazijn naar het ziekenhuis. 

  • Uitvoeren van een inkoopanalyse (financiële analyse, portfolio analyse en een analyse van de inkoopprocessen), inventariseren van knelpunten en verbetermogelijkheden, opstellen en uitvoeren van een inkoopbeleidsplan. 

  • Leiding geven aan inkoopbesparingstrajecten. 

  • Invoeren van levertijdbewaking, contractbeheer en het opstellen en implementeren van een recallprocedure. 

  • Inzetten en afronden van een functioneringstraject met de inkopers. 

  • Aandacht geven aan personeel, werken aan verbetering ziekteverzuim, verbetering van de sfeer en verbetering van discipline. 

  • Verbeteren van de processen binnen de afdelingen (kwaliteit en efficiency). 

  • Opstellen en beheersen van de afdelingsbudgetten (exploitatie en investeringen).

   

Resultaten 

  • Het bouwproject kon op tijd starten omdat het centrale magazijn op tijd verhuisd was. De verhuizing van het centrale magazijn heeft plaatsgevonden zonder negatieve gevolgen voor de logistieke prestatie of de service die het magazijn biedt. 

  • Het inkoopteam is uitgebreid, heeft organisatorische wijzigingen ondergaan en heeft nieuwe huisvesting gekregen. 

  • De inkoopbesparingstrajecten zijn succesvol afgerond, dit heeft in totaal een jaarlijks terugkerende besparing opgeleverd van ongeveer 0,8% op de totale exploitatie van het ziekenhuis. 

  • De 'positie' van de afdeling Inkoop in de organisatie is sterk verbeterd. 

  • Binnen de afdeling Inkoop heerst een commerciële cultuur en er is een systematiek voor het meten van de inkoopprestatie, inclusief jaarlijks te halen targets. 

  • Ingewerkte nieuwe manager.

 

 

Verder    Terug    Home