BESCHRIJVING VAN EEN UITGEVOERDE OPDRACHT
Organisatie:
Ziekenhuis
Functie: Organisatie adviseur; projectleider van een team van twee adviseurs
Tijd: 30 adviesdagen met een totale doorlooptijd van 6 maanden, periode 1999
Situatie
De instrumentele dienst van een middelgroot ziekenhuis kampte met achterstanden in het onderhoud. Doel van het project was het capaciteitstekort van de afdeling op te heffen door de inzet van extra personeel en/of door het nemen van organisatorische maatregelen.
Aanpak
Door mee te lopen op de werkvloer en door middel van interviews brachten de adviseurs de processen in kaart en inventariseerden knelpunten. De belangrijkste knelpunten waren:
-
De afdeling verrichtte ook activiteiten die onderdeel zijn van de patiëntenzorg, deze activiteiten hadden telkens voorrang boven het onderhoud en verstoorden hiermee het geplande onderhoud.
-
De afdeling had geen taakstellende planning met daarin het geplande aantal uren per activiteit per persoon per periode.
Vervolgens vonden er twee workshops plaats met alle medewerkers van de instrumentele dienst. Tijdens de eerste workshop werden alle verbetermogelijkheden geïnventariseerd en prioriteiten gesteld. Verbeteracties werden toegewezen aan verbeterteams. Deze teams maakten op basis van de systematiek van projectmatig werken een plan van aanpak voor elke verbeteractie. In dit plan van aanpak staat hoe de verbeteractie uitgevoerd gaat worden. De systematiek voor projectmatig werken werd door de adviseurs aangereikt. De verbeterplannen werden tijdens de tweede workshop gepresenteerd en door het management goedgekeurd. Tenslotte volgde de uitvoering van de plannen. De adviseurs begeleidden de implementatie, coachten de medewerkers bij de uitvoering van de plannen en bewaakten de planning en voortgang.
Resultaten
Het project leverde de volgende resultaten op:
-
De activiteiten die onderdeel zijn van de patiëntenzorg werden ondergebracht in een andere afdeling binnen het ziekenhuis. Hierdoor kan de instrumentele dienst zich beter richten op haar kerntaak.
-
Een nieuwe planningsystematiek (jaarplan, kwartaalplan, maandplan, weekplan) is geïmplementeerd. De systematiek omvat ook een urenregistratie waarmee nacalculatie mogelijk wordt.
-
Er wordt over onderhoud beter afgestemd met de afdelingen in het ziekenhuis en met de technische dienst.
-
De spelregels met betrekking tot de inzet van de instrumentele dienst zijn beter bekend bij de gebruikers in het ziekenhuis.